KI-Anwendungen erfolgreich in den Unternehmensalltag integrieren Von der Use-Case-Idee bis zur nachhaltigen Umsetzung 

Künstliche Intelligenz eröffnet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) konkrete technologische und organisatorische Potenziale: Geschäfts- und Produktionsprozesse lassen sich automatisieren, Durchlaufzeiten reduzieren, Entscheidungsqualität erhöhen und Ressourcen gezielter einsetzen. In der Praxis stehen Unternehmen dabei vor wiederkehrenden Prozess- und Systemfragen: Welche Daten liegen in welcher Qualität vor? Wie lassen sich bestehende IT-Systeme und Abläufe KI-fähig machen? Welche Kompetenzen benötigen Mitarbeitende entlang der Prozesskette? Und wie wird KI regelkonform, sicher und nachvollziehbar eingesetzt?

Strukturierte Frameworks, Reifegradmodelle und praxisnahe Tools unterstützen Unternehmen dabei, diese Fragen systematisch zu analysieren, technologische Voraussetzungen zu bewerten und daraus konkrete Implementierungs- und Skalierungsschritte abzuleiten. Auf dieser Basis werden Teams befähigt, KI nicht punktuell, sondern prozessorientiert, wirksam und nachhaltig in ihre Wertschöpfung zu integrieren.

Unternehmen stehen beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz vor klaren fachlichen und organisatorischen Anforderungen – insbesondere in Bezug auf Datenqualität, Datensicherheit sowie rechtliche, ethische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen. Entscheidend für einen erfolgreichen KI-Einsatz ist ein strukturierter Fahrplan: KI entfaltet dort Wirkung, wo sie gezielt Mehrwert schafft und sinnvoll in bestehende Daten, Prozesse und in menschliche Entscheidungsstrukturen eingebettet ist.

Bei der Entwicklung eines solchen Fahrplans unterstützen Templates, Frameworks und Tools. Diese helfen, Implementierungsprozesse strategisch, nachvollziehbar und skalierbar zu gestalten. Ebenso wertvoll ist der Blick in die Praxis anderer Unternehmen: Konkrete Anwendungsbeispiele machen Vorgehensweisen, typische Herausforderungen und bewährte Lösungen sichtbar und erleichtern die Übertragung auf eigene Prozesse.

Praxisbeispiele wie der Demonstrator LesswAIste zeigen, wie KI-Anwendungen konkret umgesetzt und in operative Abläufe integriert werden können. Solche Einblicke schaffen Orientierung und beschleunigen die eigene Umsetzung.

Das Framework: Der KI-Use Case Canvas

In einem ersten Schritt wird der Ausgangsprozess beschrieben: Welcher Prozess oder welche Aufgabe soll unterstützt oder verbessert werden? Wie läuft dieser Prozess aktuell ab? Wo bestehen Probleme oder Engpässe?

Im zweiten Schritt werden Ziel und KI-Anwendung definiert: Was soll durch den Einsatz von KI verbessert werden (z. B. weniger Zeitaufwand, mehr Qualität)? Welche KI-Lösung soll eingesetzt werden (z. B. Texterkennung, Prognosemodell, Chatbot)?

Im dritten Schritt wird der Ressourceneinsatz abgeschätzt: Welche internen und externen Kompetenzen werden benötigt? Welcher Aufwand entsteht für Budget, Zeit und Personal? Welche technischen Voraussetzungen sind nötig?

Im vierten Schritt wird der optimierte Zielprozess formuliert: Wie sieht der Prozess mit KI idealerweise aus? Welche Schritte entfallen, werden automatisiert oder vereinfacht? Welchen konkreten Mehrwert schafft die KI-Lösung?

Im fünften Schritt werden Chancen und Risiken abgewogen: Welche Chancen entstehen für interne Abläufe, Kunden oder das Geschäftsmodell? Welche Risiken gibt es (z. B. Datenschutz, Akzeptanz, Fehlnutzung)?

Im sechsten Schritt wird schließlich die Roadmap zur Umsetzung entwickelt: Welche Schritte sind von der Vorbereitung bis zur dauerhaften Nutzung notwendig? Welche Meilensteine und Zeiträume sind realistisch? Welche Hindernisse sind möglich und wie werden sie berücksichtigt?

Den KI-Use Case Canvas können Sie ​hier herunterladen.

Ein Anwendungsbeispiel: Der Demonstrator LesswAIste

Der Demonstrator „LesswAIste –  Ressourcenplanung und -optimierung mit Vision AI“ zeigt als Beispiel einen innovativen Use Case aus dem Bäckereihandwerk.

Im Video können Sie sehen, wie LesswAIste eine effiziente Erfassung und Analyse von überschüssigen Bäckereiprodukten ermöglicht.

Einwilligung zum Videodienst JW-Player

Das Ministerium präsentiert seine Arbeit auf dieser Webseite auch in Form von Videos. Diese werden vom deutschen Anbieter TV1 mit Hilfe des JW-Players mit Sitz in den USA ausgeliefert. Bitte willigen Sie in die Übertragung Ihrer IP-Adresse und anderer technischer Daten an den JW-Player ein, und erlauben Sie JW-Player, Cookies auf Ihrem Endgerät zu setzen, wenn Sie unser Video-Angebot nutzen wollen. Verantwortlich für diese Verarbeitung Ihrer Daten ist das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragte@bmwk.bund.de. Als Rechtsgrundlage dient uns Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und § 3 Abs. 1 EGovG. Wir haben sichergestellt, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen können. Über die Einwilligungsverwaltung am Ende der Seite können Sie jederzeit steuern, ob Sie den Videodienst JW-Player zur Übertragung freigeben oder nicht.

Einwilligen

Auf den folgenden Grafiken können Sie am Beispiel des Demonstrators sehen, wie der KI-Use Case Canvas praktisch angewendet wird:

Querschnittsaspekte bei der Anwendung des KI-Use Case Canvas

Vier übergeordneten Aspekte sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen:

Ein systematisches Datenmanagement stellt sicher, dass Daten in ausreichender Qualität, Aktualität und rechtlicher Zulässigkeit vorliegen.

Ein professionelles Changemanagement sorgt dafür, dass Mitarbeitende frühzeitig eingebunden werden, den KI-Einsatz verstehen und aktiv mitgestalten können.

Darauf aufbauend stellt ein gezieltes Kommunikationsmanagement sicher, dass alle relevanten Stakeholder transparent und adressatengerecht informiert sind.

Ergänzend gewährleistet ein klar definiertes Verantwortungsmanagement, dass KI fair, sicher, regelkonform und nachvollziehbar eingesetzt wird.