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KI-Akzeptanz – so nehmen Sie Mitarbeitende mit auf die KI-Journey
Interview
Einleitung
Die Einführung neuer Technologien ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst immer mit großen Unsicherheiten und vielen Fragen verbunden. Für die erfolgreiche Integration Künstlicher Intelligenz ist es daher wichtig, auf Fragen und Ängste der Belegschaft einzugehen und KI zu entmystifizieren. Wie Unternehmen dabei vorgehen sollten, haben wir mit Kristina Bodrožić-Brnić besprochen. Sie ist Mitarbeiterin im Bereich KI am Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur und Mitautorin von „Mitarbeitende bei KI-Implementierungen mit an Bord nehmen“, einem praktischen Leitfaden des Mittelstand-Digital Zentrums Zukunftskultur zur Förderung von Verständnis und Vertrauen in KI.
Frau Bodrožić-Brnić, warum ist es wichtig, die Mitarbeitenden mit an Bord zu haben, wenn es um die Integration von KI ins Unternehmen geht?
Die Mitarbeitenden sind das Herzstück eines Unternehmens. Im traditionellen Verständnis von Unternehmen setzen sie die Visionen der Geschäftsführung um. In modernen Systemen haben sie oft mehr Entscheidungsfreiheiten in ihren Verantwortungsbereichen. Mitarbeitende sind das Team und dürfen sich als Teil des Unternehmens fühlen. Für sie ist die Vision des Unternehmens mit dem Erschließen eigener beruflicher Potenziale verbunden. Es liegt nahe, das Herzstück im Unternehmen, also die Mitarbeitenden, über die Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen erstens zu informieren, zweitens entsprechend vorzubereiten und drittens zu schulen.
Mit welchen Folgen müssen Unternehmen rechnen, wenn sie die Belegschaft nicht frühzeitig in die KI-Integration einbeziehen?
Eine große Gefahr ist das Aufkommen von Vorurteilen. Das hängt aber immer auch stark vom Einsatzgebiet der KI ab. Ein gutes Beispiel dafür ist Nutzung von KI zur Überwachung von Aufgaben mit dem Ziel der Effizienzsteigerung, etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel. Wird die KI quasi von heute auf morgen einfach eingesetzt, weckt man damit unweigerlich die Angst bei den Mitarbeitenden, von der KI fremdgesteuert, kontrolliert oder überfordert zu werden. Die Beschäftigten fühlen sich dann auch oft nicht gesehen oder wertgeschätzt. Unternehmen sollten bei der Einführung neuer Technologien daher von vornherein ethische Fragen abklären und über das Personalwesen Mitarbeitende vorbereiten. In der Praxis bewährt haben sich dafür etwa Workshops, bei denen das Thema KI auf kreative und spielerische Weise angegangen werden darf.
Sollten Mitarbeitende in der Gestaltung der KI einbezogen werden?
Was Sie ansprechen, hängt vom Zeitpunkt ab. Die Mitnahme von Mitarbeitenden können Sie grob in vier Phasen einteilen: In der Startphase geht es darum, ein Verständnis für die Ziele und den Zweck der KI-Anwendungen zu schaffen. In dieser Phase sollten Ängste abgebaut und ein gemeinsames Verständnis von KI entwickelt werden. Ein Tipp ist, eine Roadmap zu erstellen, die zeigt, wie KI die Arbeit im Laufe der Zeit erleichtern und verbessern kann. In der zweiten Phase geht es um das Design der KI-Systeme. Können die Mitarbeitenden beispielsweise verstehen, wie die Ergebnisse der KI- Anwendung zustande kommen? Wie steht es um den Datenschutz? Fragen der Transparenz, der Arbeitsteilung und Nachvollziehbarkeit sollten bereits in dieser Phase geklärt werden. Workshops dazu bieten Ihnen die Möglichkeit, Feedback zum Design und zur Funktionsweise der KI-Systeme zu integrieren.
Schulungen und Qualifizierungen sind dann die zentralen Bausteine der dritten Phase. Wenn es etwa um das Einspeisen von neuen Daten geht, bestimmte Arbeitsbereiche durch den KI-Einsatz eine starke Veränderung erfahren oder Aufgaben automatisiert werden, müssen die betroffenen Personen geschult werden. Sorgen Sie dabei für einen Rahmen, der ein selbstständiges und möglichst sorgenfreies Ausprobieren ermöglicht. Ein Schulungsprogramm sollte nicht nur technische Fähigkeiten vermitteln, sondern auch die Bedeutung von KI für die strategische Ausrichtung des Unternehmens hervorheben und Raum für individuelle Erfahrungen lassen. Damit bereiten Sie auch schon die vierte Phase der kontinuierlichen Evaluation und Optimierung vor. Nutzen Sie regelmäßige Feedback-Sessions, um von den Erfahrungen der Mitarbeitenden zu lernen und die KI-Integration kontinuierlich zu verbessern.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, die Mitarbeitenden einzubeziehen, und mit welchen Maßnahmen gelingt das am besten?
Das kommt ganz auf das Unternehmen an, auf die Branche, die bisherige Kultur und Größe des Betriebs. Handelt es sich um ein kleineres Unternehmen von bis zu 20 Mitarbeitenden, kann dies gleich bei der anfänglichen Planung geschehen. Bei größeren Unternehmen ab vielleicht
40 Mitarbeitenden und mehr lohnt es sich, einen KI-Arbeitskreis zu etablieren und darin geeignete Use Cases zu reflektieren und eine Roadmap zu erstellen. Ich nenne den Arbeitskreis auch gerne „Dream Team“ wie damals im Basketball. Man sollte im eigenen KI-Dream-Team von Anfang an Mitarbeitende aus allen Abteilungen haben. So findet man heraus, welche Fragen man auf dem Weg klären muss, um eine realistische Roadmap für die Einführung von KI zu gestalten.
Welche Rolle spielt das Feedback von Mitarbeitenden bei der Anpassung und Verbesserung von KI- Systemen in KMU?
Wichtig ist, dass die Feedback-Kultur im Unternehmen professionell und strukturiert entwickelt wird. Eine gute Mischung entsteht beispielsweise aus Abfragen mit digitalem Formular auf der einen und vereinzelten Interviews auf der anderen Seite, bei denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht sagen dürfen, was funktioniert und was nicht. Mitarbeitende, die direkt an der Bedienung sitzen, können möglicherweise auch kreativen Input für mögliche Verbesserungen und Erweiterungen geben. Häufig entwickeln sie auch Ideen für neue Einsatzmöglichkeiten der KI und andere neue Technologien im Unternehmen.
Wie können KMU sicherstellen, dass die KI-Systeme den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Es gibt ganz unterschiedliche KI-Anwendungen und somit auch ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Ein erster Ansatz ist, die Herausforderungen zu verstehen. Während manche Mitarbeitende schon sehr viel Kontakt hatten, haben viele Menschen sehr wenig bewusste Berührungspunkte mit dem Thema KI. Braucht es vielleicht also auch einen Grundlagen-Workshop dazu, was Künstliche Intelligenz eigentlich ist? Welche Fallbeispiele gibt es in der Branche, die erfolgreich waren und zur Veranschaulichung herangezogen werden können? Menschzentriertheit ist ein altes Modewort, dass wir aktuell in Deutschland vermehrt für Usability verwenden. Der Begriff geht über die reine Usability hinaus und möchte, dass menschliche Bedürfnisse bei der Entwicklung und Nutzung von KI an erster Stelle stehen. Als KMU sollten Sie sich fragen, was diese Menschzentriertheit bei der Einführung von KI im eigenen Unternehmen bedeutet, und dafür integrative Maßnahmen einbauen, wie die erwähnten Feedback-Loops und ethische Abfragen. Im Übrigen wird in wenigen Jahren kein Unternehmen mehr darum herumkommen.
Wie können KMU die Einstellung der Belegschaft zur KI erfassen?
Um gute Ergebnisse zu erzielen, sollte man auch vereinzelt Feedback-Gespräche planen. Das kann man in Einzelterminen machen oder auch schauen, ob man sich mal zu einem ganz eigenen KI-Brunch im Unternehmen trifft, wo Führungskräfte und Mitarbeitende in guter Atmosphäre Feedback zu vorbereiteten Fragen zur Anwendung, Usability und ethischen Aspekten geben dürfen.
Übrigens: Ein Unternehmen sollte auch seine Erfolge feiern. Die Information über den gelungenen Einsatz von KI im Unternehmen muss alle erreichen, über einen Aushang, das Briefing im wöchentlichen Meeting, einen internen Newsletter etc. Dabei ist es wichtig, praxisnah und nachvollziehbar zu formulieren: Welche Arbeit hat uns die KI erleichtert oder abgenommen? Welche Zahlen gibt es dazu? Und was sagen Mitarbeitende hierzu?
Welche Empfehlungen geben Sie KMU mit auf den Weg, die die Einführung von KI-Systemen planen?
Ich empfehle strategisches Vorgehen – Dialogorientierung und Offenheit. Um die Mitarbeitenden bei der KI-Journey mitzunehmen, braucht es eine Strategie. Das macht man nicht nebenher. Machen Sie sich einen Plan. Haben Sie Mut, offen miteinander zu reden und entwickeln Sie gemeinsam eine eigene Roadmap. Jede und jeder Mitarbeitende kann einen wichtigen Impuls geben. Außerdem: Schauen Sie sich an, was bei anderen, vielleicht sogar aus der eigenen Branche, schon gut geklappt hat, und teilen Sie mit anderen Unternehmen, was bei Ihnen gut geklappt hat. Damit meine ich, nicht immer muss eine Entwicklung im eigenen Betrieb ein Staatsgeheimnis sein. Als Unternehmen Vorreiter und Inspiration für andere zu sein, ist eine wunderbare Sache. Weitere Informationen finden sich zum Beispiel auch in unserem jüngst entwickelten Guide zum Thema Mitarbeitendenmitnahme.
Wagen wir zum Schluss noch einen Ausblick: Welche neuen Entwicklungen im Bereich der KI könnten die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Maschine in Zukunft beeinflussen?
Das kann man nicht wirklich voraussehen. Es geht rasant voran in der Entwicklung. Deshalb ist es so wichtig, dass wir die Menschzentriertheit im Blick behalten. Ich kann mir vorstellen, dass KI bei den Themen zu Nachhaltigkeit eine große Rolle spielen wird und sich daraus spannende Geschäftsmodelle gerade auch für Start-ups und den Mittelstand ergeben.
